Hulp nodig?
Om te beginnen moet de gebruiker zich aanmelden met de gebruikersnaam en het wachtwoord die eerder op de presentatiepagina van de toepassing zijn gemaakt.
Als de gebruiker de juiste gebruikersnaam en wachtwoordcombinatie heeft, wordt hij ingelogd en doorgestuurd naar het dashboard van de applicatie.
Als de gebruiker het wachtwoord vergeet, kan hij klikken op de link "wachtwoord vergeten" en de procedure volgen, het verloren wachtwoord herstellen.
Voor het herstellen van het wachtwoord moet de gebruiker een geldig e-mailadres en een geldig telefoonnummer hebben dat is gekoppeld aan het Kelpsydra-account.
Het Dashboard is het hoofdscherm van de applicatie waarin de gebruiker volgens de bijbehorende bevoegdheden een overzicht van de bedrijfsstatus kan zien.
Allereerst zijn er in de toepassing drie hoofdmenu's die overal in de toepassing aanwezig zullen zijn, die later in detail zullen worden toegelicht. Er is het linkermenu, dat wordt gebruikt voor algemene navigatie, rechtermenu geopend via het "plus" -teken, gebruikt om een nieuw document te maken, en het bovenste menu, een contextueel menu dat verandert volgens de sectiebehoeften.
Op het dashboard ziet de gebruiker een glimp van de status van het bedrijf, of van zijn eigen financiële status als hij een freelancer of een zelfstandige is. Het eerste deel toont in kleurgecodeerde rechthoeken de status van de facturen, kosten, schattingen en bestelbonnen voor het lopende jaar.
In het volgende panel zijn er grafische weergaven van de inkomsten, winst, mogelijke contracten en werkelijke contracten van het bedrijf op jaarbasis. De knoppen in de linkerbovenhoek van het paneel veranderen het jaar en de gegevens van de afbeeldingen met de overeenkomstige afbeeldingen uit het geselecteerde jaar.
Dashboard
In het linkerdeelvenster vindt u snelkoppelingen voor het maken van nieuwe documenten en een meldingenpaneel met meldingen en geautomatiseerde activiteiten die hebben plaatsgevonden.
Aan de onderkant van de pagina, als de gebruiker heeft gekozen voor de tijdregistratieoptie, is er een kaart waar alle actieve gebruikers van de tijdregistratie-applicatie kunnen worden gevisualiseerd op basis van hun positie.
<img class="wp-image-594 size-large aligncenter" src="http://www.klepsydra.be/wp-content/uploads/2019/01/main_screen-1024x493.jpg" alt="" width="1024" height="493" />
Het Dashboard is het hoofdscherm van de applicatie waarin de gebruiker volgens de bijbehorende bevoegdheden een overzicht van de bedrijfsstatus kan zien.
Allereerst zijn er in de toepassing drie hoofdmenu's die overal in de toepassing aanwezig zullen zijn, die later in detail zullen worden toegelicht. Er is het linkermenu, dat wordt gebruikt voor algemene navigatie, rechtermenu geopend via het "plus" -teken, gebruikt om een nieuw document te maken, en het bovenste menu, een contextueel menu dat verandert volgens de sectiebehoeften.
Op het dashboard ziet de gebruiker een glimp van de status van het bedrijf, of van zijn eigen financiële status als hij een freelancer of een zelfstandige is. Het eerste deel toont in kleurgecodeerde rechthoeken de status van de facturen, kosten, schattingen en bestelbonnen voor het lopende jaar.
In het volgende panel zijn er grafische weergaven van de inkomsten, winst, mogelijke contracten en werkelijke contracten van het bedrijf op jaarbasis. De knoppen in de linkerbovenhoek van het paneel veranderen het jaar en de gegevens van de afbeeldingen met de overeenkomstige afbeeldingen uit het geselecteerde jaar.
Dashboard
In het linkerdeelvenster vindt u snelkoppelingen voor het maken van nieuwe documenten en een meldingenpaneel met meldingen en geautomatiseerde activiteiten die hebben plaatsgevonden.
Aan de onderkant van de pagina, als de gebruiker heeft gekozen voor de tijdregistratieoptie, is er een kaart waar alle actieve gebruikers van de tijdregistratie-applicatie kunnen worden gevisualiseerd op basis van hun positie.
Het menu voor het maken van nieuwe documenten is meestal verborgen. Zodra de gebruiker boven het plusteken zweeft, wordt het menu zichtbaar. Vanuit dit menu kunnen nieuwe documenten en mappen worden gemaakt. Zodra de gebruiker op een link klikt, wordt hij naar een pagina geleid waar het nieuwe document kan worden gemaakt.
Het bovenste menu van de applicatie bevat de kleine informatie die beschikbaar is in de hele applicatie. Deze informatie is de titel van de sectie die momenteel actief is, de meldingen, het taalselectiemenu en de uitlog- en gebruikersopties. Dit menu verandert volgens het actieve gedeelte en bevat de menu's die in dat gedeelte nodig zijn.
De hoofdnavigatie van de applicatie wordt gedaan via het menu aan de linkerkant. Dit menu biedt de mogelijkheid om toegang te krijgen tot alle informatie die de gebruiker in de toepassing heeft opgeslagen. Het is nogal vanzelfsprekend. Als de gebruiker ziet wat zijn klanten zijn, of misschien een klant toevoegt of wijzigt, klikt hij op de link "Klanten". Hetzelfde geldt voor alle andere links. Er zijn drie submenu's, één voor documenten, die alle documenttypen bevat die kunnen worden gemaakt, één voor rapporten en één voor algemene opties die u eenmaal hebt ingesteld en toegang voor de hele toepassing.
Ongeacht het documenttype, als de gebruiker klikt op de documentnaam in het menu aan de linkerkant, verschijnt een lijst met alle documenten in een opgegeven periode. We gebruiken facturen als een voorbeeld.
De lijst met documenten bevat basisgegevens over elk document, zoals het nummer van het document, de client, de datum waarop het is gemaakt, enzovoort. Het bovenste menu, als het nodig is, kan het specifieke menu's en knoppen bevatten. Op de facturatiepagina bevat het een knop om een pdf-bestand van alle geselecteerde facturen te genereren. Sommige basisacties kunnen rechtstreeks vanuit de lijst op documenten worden uitgevoerd, zoals het blokkeren of deblokkeren van een document of voor de facturen, waarbij een gedeeltelijke of volledige betaling van die factuur wordt toegevoegd.
Aan het einde van elke regel in de documentenlijst bevindt zich een optiemenu met ten minste drie opties. De ene is gemarkeerd met een potloodpictogram en wordt gebruikt voor het bewerken van details van dat document, een pictogram die wordt gemarkeerd door het pictogram met de twee identieke bestanden is een kopiepictogram dat wordt gebruikt om een duplicaat van dat document te maken, en de laatste die wordt aangegeven met het prullenbakpictogram wordt gebruikt om een document te verwijderen.
Bovenop de documentenlijst zijn enkele filters om alleen de benodigde documenten te bekijken. Start datum- en einddatumfilters, filter documenten na hun datum of hun aanmaakdatum. Standaard worden degenen uit het huidige jaar in omgekeerd chronologische volgorde weergegeven. Het zoekveld rechts kan worden gebruikt om documenten te filteren op klantnaam of op nummer. Als een gebruiker bijvoorbeeld weet dat hij de factuur met nummer 0456 wil zien, typt hij gewoon het nummer om deze enige factuur te bekijken.
Voor het maken van documenten ongeacht het documenttype, is het patroon hetzelfde. Zodra de gebruiker op een link in het linkermenu klikt, wordt hij naar de pagina geleid waar een nieuw document is gemaakt. Deze pagina bestaat uit twee panelen met verschillende modules. Het eerste paneel is een formulier dat basisinformatie over het document bevat. Opnieuw gebruikt als voorbeeldfacturen, bevat het basisinformatieformulier het nummer van de factuur die automatisch wordt gegenereerd en de datum van de factuur die standaard de huidige datum, klant en andere benodigde informatie bevat.
Het tweede paneel bevat modules voor het bewerken van gedetailleerde informatie over elk document. Ze bevatten allemaal de module waarmee gebruikers services in secties en subsecties kunnen toevoegen en deze kunnen wijzigen voor het nieuwe document of kunnen opslaan als een sjabloon voor toekomstig gebruik. Aan de onderkant van de pagina worden details voor de totale prijzen weergegeven.
Nadat de werklastindeling en de categorie zijn geselecteerd, klikt de gebruiker op het plusteken om een nieuwe service of een nieuw product aan het document toe te voegen. Hiermee wordt een nieuwe lege service of product toegevoegd. Nadat de gebruiker een naam, maateenheid, prijs heeft ingevuld, wordt deze automatisch in het document opgeslagen. Aan het einde van de regel is er een menu met een aantal pictogramknoppen. De eerste is een plustekenknop. Hiermee wordt een nieuwe regel toegevoegd na de laatste regel in het document, in dezelfde categorie als de service waarmee de knop werd ingedrukt. De tweede is een floppy-pictogram om de service op te slaan als een sjabloon voor later gebruik. De derde, de prullenbak wordt gebruikt om diensten te verwijderen, en de vierde is de optieknop. Door op de laatste knop te drukken, wordt de serviceweergave groter en zijn er details over de service beschikbaar voor de gebruiker. Details over de prijs van een service kunnen hier worden ingesteld, en ook als het een complexe service betreft, kunnen artikelen aan de service worden toegevoegd en wordt de prijs van de service berekend op basis van die artikelen en de prijs van de arbeid.
Nadat een nieuwe lege service is toegevoegd, kan de gebruiker, als hij een eerder opgeslagen dienst wil gebruiken, beginnen met het typen van de naam in het juiste veld, en de module zal zijn diensten doorzoeken op diegenen met dezelfde naam. Vervolgens kan de gebruiker kiezen uit een lijst met de gewenste service en alle velden in de service zijn gevuld met de informatie van de geselecteerde service. Hetzelfde geldt voor alle documenten.
Het bovenste menu voor elk document bevat specifieke knoppen, om het document aan te passen of om nieuwe te genereren met behulp van de bestaande services van het huidige document.
Allereerst wordt, net als bij de documenten, als de gebruiker op de naam van verschillende entiteiten in het linkermenu klikt, een lijst met de laatst toegevoegde entiteiten weergegeven. Om gemakkelijk te gebruiken te zijn, zien en gedragen alle lijsten hetzelfde. Voor het maken en bewerken van verschillende soorten entiteiten, omdat ze niet vaak worden gebruikt, zijn ze niet toegevoegd aan het menu aan de rechterkant. Voor deze heeft het bovenste menu een knop om een nieuwe entiteit toe te voegen. Wanneer op deze knop wordt geklikt, wordt een nieuw venster weergegeven met een formulier met alle benodigde velden voor een specifiek type entiteit. Bijvoorbeeld voor het toevoegen van een nieuwe client ziet het formulier eruit als een link in de volgende afbeelding. Het bevat basisinformatie om de client te identificeren en een locatie om te weten waar toekomstige werkzaamheden zich kunnen bevinden. Het bevat ook een formulier om een contactpersoon toe te voegen en details over die persoon, maar dat wordt hier niet weergegeven.
Projecten zijn complexer dan documenten of entiteiten. Ze zijn in feite een container voor een groter project, met alle documenten, kosten en informatie om de evolutie van het project te zien, en als het bedrijf geld verdient of verliest.
Als een document heeft een project ook wat basisinformatie, zodat een client kan worden ingesteld, een adres waar het project plaatsvindt en andere informatie.
De basisbehoefte aan een project is om alle documenten op één plek beschikbaar te hebben en om een overzicht van het project te hebben, met een basisrapport van de inkomsten uit facturen, kosten en wat er is gedaan en nog moet worden gedaan .
Het project houdt bijvoorbeeld de facturen voor de proforma's, creditnota's, kosten en onderaannemingsorderkaarten, om te weten wat het bedrijf verdient en wat moet worden betaald of dat al is betaald.
Ook is er een bestandsbeheerder om de documenten in pdf-formaat te hebben als ze automatisch worden gegenereerd en om de benodigde bestanden naar een project te kunnen uploaden. Bijvoorbeeld op een bouwplaats kunnen foto's van vóór en na een klus worden geüpload om de klant de voortgang te tonen.
Omdat de toepassing veel documenten genereert en elk document bedrijfsinformatie moet bevatten, kunnen gebruikers door het openen van de bedrijfsinformatielink in het linkermenu details van het bedrijf wijzigen. Basisinformatie wordt ingevuld wanneer de gebruiker voor het bedrijf wordt gemaakt, maar er is meestal meer informatie nodig om complete en werkende documentsjablonen te hebben.
Het invullen van alle informatie en het uploaden van een bedrijfslogo en handtekening zorgt ervoor dat de documenten compleet zijn.
Elk document dat in de toepassing kan worden gemaakt, heeft een sjabloon gekoppeld met een aangepaste weergave voor elke sjabloon. De sjablonen gebruiken de informatie die is ingevuld in de bedrijfsgegevens om het logo en andere identificatie-informatie aan te passen, zoals het btw-nummer, bankrekeningnummer, banknaam en anderen. Dit maakt de documenten eenvoudig te identificeren door de gebruikersklanten. Om de aanpassing nog persoonlijker te maken, biedt Klepsydra de mogelijkheid om enkele van de teksten en hoe ze eruitzien in elk document te bewerken. Dit geeft de gebruiker de mogelijkheid om deze documentsjablonen echt van hemzelf te maken. De gebruiker kan ook aangepaste documenten maken die niet vooraf met Klepsydra zijn geleverd. Deze documenten zijn toegankelijk vanuit aangemaakte projecten en een groot voordeel is dat ze kunnen worden vooraf ingevuld met klant- of bedrijfsgegevens met behulp van sjabloontags.
Een groot voordeel voor grotere bedrijven om een toepassing als Klepsydra te gebruiken, is dat de beheerder verschillende rollen in de toepassing kan delegeren aan meerdere gebruikers. Op deze manier kunnen er meerdere gebruikers zijn voor één bedrijf, en iedereen kan precies zien wat hij nodig heeft, zonder documenten te kunnen wijzigen waartoe zijn rol geen toegang heeft. Er is een rol weggelegd voor facturering, dus als u dit type gebruikersaccount maakt, heeft de gebruiker alleen toegang tot facturen om deze te maken en aan te passen. Er is een rol weggelegd voor het beheren van de kosten, zodat iemand in het bedrijf dat de benodigde materialen voor een project koopt deze kan toevoegen aan de applicatie om een overzicht te hebben van de mogelijke winst. Over andere belangrijke rol is die voor de accountant. De bedrijfsaccountant kan een speciale gebruiker hebben om alle informatie die hij nodig heeft te verbinden en te downloaden. Dit maakt zijn werk een stuk sneller en bespaart tijd en geld om naar de boekhouder te gaan en hem alle benodigde papieren te geven. De applicatie biedt vele rollen, maar de meeste van hen spreken voor zich door hun naam te lezen. Een ander interessant kenmerk is het feit dat de rollen op elkaar kunnen worden gestapeld. Dit geeft de beheerder de mogelijkheid om rollen van gebruikers toe te voegen of te verwijderen om hen meer of minder verantwoordelijkheid in het bedrijf te geven.
De mobiele tijdregistratie-applicaties werken alleen als de smartphone is geregistreerd op het platform. Dit kan eenvoudig worden bereikt.
- Start de mobiele applicatie. Als de telefoon niet is geregistreerd, wordt een foutscherm weergegeven.
- Klik op "Registreren" en u krijgt een code. Deze code moet worden ingevuld op het platform naast de onderaannemer / medewerker waartoe de telefoon behoort.
- Vul de code in op het platform en sla uw voortgang op.
- Klik aan de telefoon op de knop "Test" om te zien of uw registratie succesvol was.
- Begin opnieuw als er een probleem was.