Besoin d’aide pour?

Tout d'abord, lorsque vous accéderez au lien de l'application, vous devrez vous connecter à l'aide du nom d'utilisateur et du mot de passe créés précédemment dans la page de présentation de l'application.

Si vous disposez de la combinaison nom d'utilisateur / mot de passe correcte, vous serez connecté et redirigé vers le tableau de bord de l'application.
Si vous avez oublié le mot de passe, vous pouvez cliquer sur le lien «Mot de passe oublié» et, en suivant la procédure, récupérer le mot de passe perdu.

Pour récupérer le mot de passe, l'utilisateur doit avoir une adresse électronique valide et un numéro de téléphone valide associé au compte Kelpsydra.

Le tableau de bord est l'écran principal de l'application où l'utilisateur, en fonction de ses privilèges, peut voir un aperçu du statut de l'entreprise.
Tout d’abord, dans l’application, trois menus principaux seront présents dans toute l’application et seront expliqués en détail ultérieurement. Il y a le menu de gauche, utilisé pour la navigation générale, le menu de droite accessible à partir du signe «plus», utilisé pour créer un nouveau document, et le menu du haut, un menu contextuel qui change en fonction des besoins de la section.
Sur le tableau de bord, l’utilisateur voit en un coup d’œil le statut de la société, ou son propre statut financier, s’il est indépendant ou indépendant. La première partie montre en rectangles de couleur l’état des factures, des coûts, des estimations et des bons de commande pour l’année en cours.
Le panneau suivant présente des représentations graphiques des bénéfices, des bénéfices, des contrats possibles et des contrats réels de la société sur une base annuelle. Les boutons situés dans le coin supérieur gauche du panneau permettent de modifier l'année et les données des graphiques en fonction de celles de l'année sélectionnée.



Tableau de bord
Dans le panneau de gauche, vous trouverez des raccourcis pour la création de nouveaux documents et un panneau de notifications affichant les alertes et les activités automatisées réalisées.
Au bas de la page, si l'utilisateur a opté pour l'option de suivi du temps, il existe une carte où tous les utilisateurs actifs de l'application de suivi du temps peuvent être visualisés en fonction de leur position.

Le menu permettant de créer de nouveaux documents est généralement masqué. Une fois que l'utilisateur survole le signe plus, le menu devient visible. Dans ce menu, de nouveaux documents et dossiers peuvent être créés. Une fois que l'utilisateur a cliqué sur un lien, il s'est dirigé vers une page sur laquelle le nouveau document peut être créé.
Le menu supérieur de l'application contient les informations essentielles de l’application. Cette information est le titre de la section actuellement active, des notifications, du menu de sélection de la langue, de la déconnexion et des options de l'utilisateur. Ce menu change en fonction de la section active et accueille les menus nécessaires dans cette section.

La navigation principale de l'application s'effectue à l'aide du menu de gauche. Ce menu offre la possibilité d'accéder à toutes les informations que l'utilisateur a stockées dans l'application. Si l’utilisateur veut voir ses clients, ou peut-être ajouter ou modifier un client, il clique sur le lien «Clients». La même chose vaut pour tous les autres liens. Il existe trois sous-menus, un pour les documents, qui contient tous les types de documents pouvant être créés, un pour les rapports et un pour les options générales que vous avez définies une fois et auxquelles vous avez accès dans toute l'application.

Quel que soit le type de document, si l'utilisateur clique sur le nom du document dans le menu de gauche, une liste de tous les documents triés selon leur date de création
apparaît. Nous utiliserons les factures à titre d'exemple.

La liste de documents contient des données de base sur chaque document, telles que le numéro du document, le client, la date à laquelle il a été créé, etc. Le menu du haut, si nécessaire, peut contenir des menus et des boutons spécifiques. Sur la page des factures, il contient un bouton permettant de générer un fichier pdf à partir de toutes les factures sélectionnées. Certaines actions de base peuvent être effectuées sur des documents directement à partir de la liste, comme le blocage ou le déblocage d'un document, ou pour les factures, en ajoutant un paiement partiel ou complet de cette facture.

À la fin de chaque ligne de la liste des documents, vous trouverez un menu d'options comportant au moins trois options. L'un est marqué d'une icône en forme de crayon et utilisé pour éditer les détails de ce document; l'autre est marqué d'une icône de copie utilisée pour créer une copie de ce document. Le dernier est marqué par l'icône de la corbeille. supprimer un document.

En haut de la liste des documents, quelques filtres permettent d'afficher uniquement les documents nécessaires. Filtres date de début et date de fin, filtrez les documents après leur date ou leur date de création. Par défaut, ceux de l'année en cours sont affichés dans l'ordre chronologique inverse. Le champ de recherche situé à droite peut être utilisé pour filtrer les documents par nom de client ou par leur numéro. Par exemple, si un utilisateur sait qu'il souhaite afficher la facture portant le numéro 0456, il ne fait que taper le numéro pour afficher uniquement cette facture.

Pour créer des documents quel que soit le type de document, le modèle est le même. Une fois que l'utilisateur a cliqué sur un lien dans le menu de gauche, il est redirigé vers la page où un nouveau document a été créé. Cette page est composée de deux panneaux contenant des modules différents. Le premier panneau est un formulaire contenant des informations de base sur le document. Toujours à titre d'exemple, le formulaire d'informations de base contient le numéro de la facture générée automatiquement, ainsi que la date de la facture définie par défaut sur la date du jour, le client et les autres informations nécessaires.

Le second panneau contient des modules permettant d’éditer des informations détaillées sur chaque document. Tous contiennent le module qui permet aux utilisateurs d'ajouter des services dans des sections et des sous-sections et de les modifier pour le nouveau document ou de l'enregistrer en tant que modèle pour une utilisation ultérieure. Au bas de la page, les détails des prix totaux sont affichés.

Après avoir sélectionné la sous-division de la charge de travail et la catégorie, l’utilisateur clique sur le signe plus pour ajouter un nouveau service ou produit au document. Cela ajoute un nouveau service ou produit vide. Une fois que l'utilisateur a saisi un nom, l'unité de mesure, son prix est automatiquement enregistré dans le document. À la fin de la ligne, il y a un menu avec quelques boutons-icônes. Le premier est un bouton de signe plus. Cela ajoute une nouvelle ligne après la dernière du document, dans la même catégorie que le service à partir duquel le bouton a été activé. Le second est une icône de disquette pour enregistrer le service en tant que modèle pour une utilisation ultérieure. La troisième, la corbeille est utilisée pour supprimer des services, et la quatrième est le bouton options. En appuyant sur le dernier bouton, la vue du service s’agrandit et l’utilisateur dispose de détails sur le service. Vous pouvez définir des détails sur le prix d'un service ici. Si le service est complexe, vous pouvez ajouter des articles au service. Le prix du service sera calculé à partir de ces articles et du prix de la main-d'œuvre.

Après avoir ajouté un nouveau service vide, si l'utilisateur souhaite utiliser un service précédemment enregistré, il peut simplement commencer à taper le nom dans le champ approprié. Le module recherchera ensuite dans ses services ceux qui portent des noms similaires. Ensuite, l'utilisateur peut choisir dans une liste le service souhaité et tous les champs du service sont remplis avec les informations du service sélectionné. La même chose s'applique à tous les documents.
Le menu supérieur de chaque document contient des boutons spécifiques permettant de modifier le document ou d'en générer de nouveaux à l'aide des services existants à partir du document actuel.

Tout d’abord, comme pour les documents, si l’utilisateur clique sur le nom de différentes entités dans le menu de gauche, une liste des dernières entités ajoutées s’affiche. Pour être facile à utiliser, toutes les listes se ressemblent. Pour créer et éditer différents types d’entités, car elles ne sont pas souvent utilisées, elles n’ont pas été ajoutées dans le menu de droite. Pour ceux-ci, le menu du haut a un bouton pour ajouter une nouvelle entité. Lorsque ce bouton est cliqué, une nouvelle fenêtre apparaît, contenant un formulaire avec tous les champs nécessaires pour un type d'entité spécifique. Par exemple, pour l'ajout d'un nouveau client, le formulaire ressemble à un lien dans l'image suivante. Il contient des informations de base pour identifier le client et un emplacement pour savoir où se trouvent les travaux futurs. Il contient également un formulaire pour ajouter une personne de contact et des détails sur cette personne, mais cela ne s'affiche pas ici.

Les projets sont plus complexes que les documents ou les entités. Il s’agit essentiellement d’un conteneur pour un projet plus important, contenant tous les documents, coûts et informations permettant de suivre l’évolution du projet et de déterminer si la société gagne ou perd de l’argent.
En tant que document, un projet contient également des informations de base, de sorte qu'un client puisse être défini, une adresse où le projet a lieu et d'autres informations.

Le besoin fondamental d'un projet est de disposer de tous les documents en un seul endroit et d'avoir une vue d'ensemble du projet en un coup d'œil, offrant un rapport de base des revenus générés par les factures, les coûts et ce qui a été fait et reste à faire. .

Par exemple, le projet conserve les factures des formulaires, notes de crédit, coûts et bons de commande des sous-traitants, pour savoir ce que la société gagne et ce qui doit être payé ou a déjà été payé.

Il existe également un gestionnaire de fichiers pour que les documents soient au format pdf s'ils sont générés automatiquement et pour pouvoir télécharger les fichiers nécessaires dans un projet. Par exemple, sur un chantier de construction, des images d'avant et après un travail peuvent être téléchargées pour montrer au client l'état d'avancement.

Étant donné que l'application génère un grand nombre de documents et que chaque document doit comporter des informations sur la société, les utilisateurs peuvent modifier les détails de la société en accédant au lien d'informations sur la société dans le menu de gauche. Les informations de base sont renseignées lors de la création de l'utilisateur de la société, mais la plupart du temps, des informations supplémentaires sont nécessaires pour disposer de modèles de document complets et de travail.
Remplir toutes les informations et télécharger le logo et la signature de l'entreprise garantit que les documents sont complets et juridiquement valides.

Chaque document pouvant être créé dans l'application est associé à un modèle qui donne à chacun une apparence personnalisée. Les modèles utilisent les informations renseignées dans les détails de l'entreprise pour personnaliser le logo et d'autres informations d'identification, telles que le numéro de TVA, le compte bancaire, le nom de la banque, etc. Pour rendre la personnalisation encore plus personnelle, Klepsydra offre la possibilité d’éditer certains textes et leur apparence dans chaque document. L'utilisateur peut également créer des documents personnalisés qui ne sont pas pré-livrés avec Klepsydra. Vous pouvez accéder à ces documents à partir de projets créés et l'un des principaux avantages est qu'ils peuvent être préremplis avec des données de client ou d'entreprise à l'aide de balises de modèle.

Un avantage majeur pour les grandes entreprises qui souhaitent utiliser une application telle que Klepsydra est que l'administrateur peut déléguer différents rôles dans l'application à plusieurs utilisateurs. De cette façon, il peut y avoir plusieurs utilisateurs pour une même entreprise, et chacun peut voir exactement ce dont il a besoin, sans pouvoir modifier les documents auxquels son rôle n'a pas accès. La facturation ayant un rôle à jouer, la création de ce type de compte utilisateur peut donner à l'utilisateur un accès uniquement aux factures, pour les créer et les modifier. La gestion des coûts ayant un rôle à jouer, une personne de l'entreprise qui achète les matériaux nécessaires à un projet peut les ajouter à l'application pour avoir une vue d'ensemble des bénéfices éventuels. Un autre rôle important est celui du comptable. Le comptable de la société peut avoir un utilisateur spécial pour se connecter et télécharger toutes les informations dont il a besoin. Cela accélère considérablement son travail et vous permet d’économiser le temps
traditionnellement perdu à lui fournir tous documents nécessaires. Vous disposez aussi de la
possibilité de superposer différents rôles. Ceci a été conçu pour vous permettre d’augmenter
ou réduire graduellement les capacités de vos utilisateurs.

Les applications de suivi du temps sur mobile ne fonctionnent que si le smartphone est enregistré sur la plate-forme. Ceci peut être facilement réalisé.

1. Démarrer l'application mobile. Si le téléphone n'est pas enregistré, un écran d'erreur sera affiché.
2. Cliquez sur "Enregistrer" et un code vous sera donné. Ce code doit être renseigné sur la plateforme à côté du sous-traitant / employé auquel appartient le téléphone.
3. Remplissez le code dans la plate-forme et enregistrez votre progression.
4. Sur le téléphone, cliquez sur le bouton "Test" pour voir si votre inscription a réussi.
5. Recommencez s'il y avait un problème.